Iepazīsties – virtuālie palīgi darba organizēšanai no mājām 0
Darbs no mājām kļuvis par realitāti – par biroju aizvēršanu paziņojuši daudzi no pasaules ietekmīgākajiem uzņēmumiem: “Google”, “Amazon”, “Apple”, “Spotify”, “Twitter”, “Facebook”.
Arī virkne Latvijas uzņēmumu jau pielāgojušies koronavīrusa radītajiem izaicinājumiem. Protams, ne visi to var atļauties – konservus, dezinfekcijas līdzekļus pagaidām no mājām uzražot nevar, bet grūti iedomāties iemeslus, kāpēc nestrādāt attālināti, ja uzņēmuma darbības sfēra to ļauj, tādā veidā samazinot inficēšanās riskus.
Kādi ir labākie rīki attālinātā darba efektīvai veikšanai?
Pirmais, kas nāk prātā, domājot par attālināto darbu, ir saziņa starp kolēģiem, kā arī klientiem un partneriem. Starp populārākajām programmām noteikti jāmin “Slack”, “Zoom”, “Google Hangouts”, “Microsoft Teams”, arī “Whereby”. Pārsteidz, ka nevienā avotā nemin kādreiz tik populāro “Skype”, tomēr, papētot dziļāk, kļūst skaidrs, ka “Skype” no datora prasa ievērojamus resursus, kā arī konkurenti to pārspēj iespēju un vienkāršības ziņā.
Lietotnes krīzē bez maksas
Virsotnē šobrīd ir “Slack” un “Zoom”. “Slack” ļauj organizēt gan visa uzņēmuma iekšējo komunikāciju, gan to sadalīt pa mazākām uzņēmuma struktūrvienībām, kurās var ne tikai sazināties, bet arī dalīties ar dažāda veida informāciju un failiem, savā veidā uzņēmuma iekšienē aizvietojot e-pastu. “Slack” piedāvā dažāda veida iespējas, ievērojami atvieglojot attālināto darbu.
“Zoom” ir vairāk tieši video saziņas rīks, kurā var organizēt arī vebinārus – seminārus un sapulces video formātā, kurām vienlaikus var pieslēgties daudzi cilvēki. Līdzīgs saziņas kanāls ir arī “Whereby”, kuru var lietot bez jebkādas ielogošanās programmā. Gan “Zoom”, gan “Whereby” ļauj video ierakstīt.
Visām programmām ir bezmaksas versijas, taču tām ir dažādi ierobežojumi – piemēram, “Slack” un “Whereby” bezmaksas versijā ļauj veikt tikai 1:1 video sarunu, “Zoom” ļauj videokonferences režīmam pieslēgties lielākam cilvēku skaitam, bet tikai 40 minūtes.
Uzņēmumiem, kuri nodarbina desmitiem un simtiem cilvēku, bezmaksas versijas nederēs.
Visām nosauktajām programmām ir dažādas maksas pakas ar dažādām funkcijām. Cenas variē no dažiem eiro līdz pat vairākiem desmitiem eiro lielākām komandām.
Priecē, ka daļa minēto programmu uz krīzes laiku padarītas pieejamas par velti. Par to paziņojis gan “Zoom” (pagaidām gan tikai koronavīrusa visvairāk skartajās teritorijās), gan “Google Hangouts”, arī “Microsoft Teams”.
“LMT” iesaka 25 lietotnes
Arī “LMT” apkopojis 25 lietotnes, kas atvieglo gan saziņu, gan darba procesu krīzes laikā.
Uzņēmums norāda, ka, strādājot no mājām, brīžiem nepietiek ar audio un video kanāliem. Ir nepieciešami rīki, kuros var ātri apkopot kolēģu viedokļus un iegūt atgriezenisko saiti. Tam labi der, piemēram, “Doodle”, kas ļauj veidot nelielas iekšējās aptaujas, piemēram, lai noskaidrotu visiem ērtāko videokonferences laiku.
Tāpat noderīga lietotne ir arī “OfficeVibe”, kas var palīdzēt pārraudzīt ikviena kolektīva locekļa apmierinātību, pildot konkrētus pienākumus.
Ar šīs lietotnes starpniecību komandas locekļi saņem regulārus tiešos ziņojumus ar jautājumiem par viņu kopējo noskaņojumu, komandas mikroklimatu utt. Pēc tam atbildes tiek anonīmi nosūtītas komandas vadītājam, kas var izvērtēt nepieciešamos soļus un metodes efektīvai turpmākās darba dzīves organizēšanai.
Dokumentu un failu pārvaldībai “LMT” iesaka izmantot ne tikai tādas labi zināmas programmas kā “Google Drive” vai “DropBox”, bet arī “Box” un “Quip”, kas ļauj droši saglabāt un koplietot svarīgus failus, bet kolēģiem sniedz iespēju tos labot un pievienot arī savus dokumentus.
Būtisks attālinātā darba izaicinājums ir uzdotā darba padarīšana. Ja darbinieka nav birojā, ir grūti viņam izsekot, turklāt mājās ir ļoti daudz lietu, kas var novērst uzmanību – no smieklīgiem video līdz jaunākajām ziņām par koronavīrusa izplatību… Tomēr ne neiespējami.
Lietotnes “Time Doctor”, “Hours”, “Toggl”, “Teamweek”, “Harvest” palīdzēs viegli izsekot darba progresam – tās fiksē uzdevumu veikšanai atvēlēto laiku, kā arī sniedz atskaites par paveikto, ļaujot analizēt un uzlabot sniegumu.
Savukārt projektu vadības palīgrīki ir vitāli svarīgi komandām, kuras strādā attālināti,
tādēļ lietotnes “Trello”, “Basecamp”, “Float”, “MeisterTask”, “TaskWorld” var krietni atvieglot ikdienu.
“LMT” norāda, ka ar šo rīku palīdzību var viegli pārvaldīt veicamos uzdevumus, to statusu, komandas atbildības, kā arī dalīties ar dokumentiem komandas ietvaros. Piemēram, “Trello” ir kā virtuāla tāfele, kurā piespraustas daudzas virtuālas līmlapiņas, kas katram individuāli vai kā komandai jāpaveic noteiktā laika periodā.
Izmantojot “Trello”, var viegli sekot līdzi paveiktajiem darbiem, kā arī tiem darbiem, kuri vēl ir tikai procesā vai nemaz nav sākti.
Visbeidzot – produktivitātes uzlabošanai var izmantot “TomatoTimer”, “Focuslist”, “Forest”, “Nozbe” un “Todoist” – tās palīdzēs gudri organizēt darba laiku un saglabāt fokusu uz veicamajiem uzdevumiem, produktivitātes saglabāšanai nepalaižot garām tik nepieciešamās atpūtas pauzes.
Telefons datora vietā?
Savukārt tehnoloģiju portāls “PCWorld” pievērsies ierīcei, kas ir teju katram – mobilajam tālrunim, un tā pārvēršanai par attālinātā darba galveno rīku.
Mājās var viegli zaudēt laika izjūtu, norāda portālā, tāpēc telefonā pieejamie virtuālie asistenti, piemēram, “iPhone” esošā “Siri” vai “Android” telefonos pieejamais “Google Assistant” var palīdzēt, atgādinot, piemēram, par ēšanas pauzēm, kuras darba vietā parasti ir pierasts veikt vienā laikā.
Darbs no mājām daudzos gadījumos nozīmē arī ilgākas darba stundas, jo nav jāpatērē uz un no darba pavadītais laiks, tāpat var strādāt arī vienkārši ilgāk.
Tas nozīmē ilgākas stundas pie datora un mobilā tālruņa ekrāna. Tas nenāk par labu acīm, tāpēc mobilā tālruņa ekrāns būtu jāpadara tumšāks un jāizvēlas lietot telefonu ar ieslēgtu “acu komforta” iespēju.
Savukārt laika taupīšanas nolūkos “PCWorld” iesaka bloķēt visas telefonā esošās lietotnes un programmas, kas plaši pazīstamas kā “laika izsūcējas” – tviteri, “Facebook”, “CandyCrush”, “Instagram” u. c., kuras neko nedod darba uzdevumu veikšanai.
