Mūsdienīgas e-parakstīšanas un dokumentu apstrādes loma uzņēmumā 0
Nereti dokumenta parakstīšana ir patīkams brīdis — tā iezīmē kādu sasniegtu mērķi vai kāda pozitīva notikuma sākumu. Taču dokumenta e-parakstīšanas un drošas pārvaldīšanas process vairākumam lietotāju līdz šim nav bijis tik parocīgs un ātrs, kāds varētu būt, jo pašreizējās tehnoloģijas nodrošina vienīgi pašu parakstīšanu, bet dokumenta apstrādi atstāj lietotāja ziņā.
E-parakstīšanas process ietver dokumenta iegūšanu, ievietošanu e-parakstīšanas rīkā, parakstīšanu un korektu noglabāšanu attiecīgajās sistēmās vai arī dalīšanos ar citām iesaistītajām pusēm. Tādējādi realitātē visam procesam vajadzīgs vairāk lietotāja laika, nekā varētu šķist. Taču parakstīšanas kārtībai tādai nav jābūt — procesa būtībā nav šķēršļu, kas liegtu to automatizēt, izmantojot attiecīgas tehnoloģijas.
Ieviešot jaunas tehnoloģijas, pastāv risks, vai un cik veiksmīgi tās pieņems lietotāji. Ir svarīgi, kādi potenciālos lietotājus izglītojoši pasākumi tiks veikti. Dažreiz risinājumiem, kas ieviesti, lai atvieglotu darbinieku dzīvi, apguves programma ir tik intensīva vai nepieciešamas tādas papildu prasmes, ko lietotājiem, kas grib pildīt savus tiešos pienākumus, nav vēlmes apgūt.
“Darbojoties biznesa procesu konsultācijas jomā vairāk kā 15 gadus, mūsu komanda praksē ir saskārusies ar situācijām, kur neefektīva datu plūsma ievērojami ietekmē kopējo uzņēmuma produktivitāti,” stāsta A/S “Digital Mind” partneris un Valdes loceklis Edgars Stafeckis.
“Tāpēc ar “SigningServices” mūsu mērķis bija izveidot uz lietotāja pieredzi un informācijas drošību vērstu e-parakstīšanas rīku, kas paveic arī ar dokumenta pārvaldīšanu saistītās darbības, tādējādi paplašinot tā pielietošanas iespējas digitālajā biznesā un ietaupot uzņēmuma resursus.”
Jau kādu laiku dažādu e-parakstīšanas risinājumu lietošana ir aktuāls jautājums inovatīvāko uzņēmumu vidū, jo sniedz pienesumu gan laika ietaupījuma ziņā, gan nodrošina iespēju apstrādāt dokumentus attālināti, nedodoties uz ofisu.
“Mūsdienīga dokumentu e-parakstīšana nosaka, ka lietotājam ir jāveic tikai absolūti nepieciešamās darbības: jāiepazīstas ar parakstāmo informāciju un jāievada savi PIN kodi,” piebilst Edgars Stafeckis.
Pieaugot lietotāju pieprasījumam saņemt pakalpojumus attālināti interneta vidē, izšķirīga kļūst lietotāju pieredze un informācijas drošība. Ievietojot e-parakstīšanas rīku uzņēmuma interneta vietnē vai portālā, piemēram, lai klienti var pieteikties uz noteiktu pakalpojumu, uzņēmums var būt drošs par klienta identitāti un apstiprinājuma (e-paraksta) derīgumu, tādējādi sasniegt daudz plašāku klientu loku e-vidē Latvijā un eksporta tirgos.
Vienlaikus palielinoties arī darbaspēka izmaksām, uzņēmumiem ir jāmeklē šādi un līdzīgi optimizējami procesi, lai panāktu, ka darbinieki dara to, kas patiesi nes vērtību un ir kritisks uzņēmuma darbībai.
Lai garantētu, ka elektroniski parakstītie dokumenti atbilst juridiskajām prasībām, risinājumu izstrādātājiem ir jāievēro Eiropas Savienībā spēkā esošā eIDAS regula, kurā noteikti e-paraksta līmeņi.
Ir vērts atzīmēt, ka tikai augstākā līmeņa paraksts — kvalificēts elektroniskais paraksts (qualified electronic signature) — piešķir dokumentam tādu pašu juridisko spēku kā pašrocīgs paraksts.
Tāpēc meklējot e-parakstīšanas risinājumu biznesa vajadzībām, svarīgi izpētīt, kuri e-parakstīšanas rīki sniedz atbilstošu juridiskā spēka līmeni.
