Dokumentu kopiju sūtīšana saziņas lietotnēs – vai pieļaujama? 5
Madara Briede, “Praktiskais Latvietis”, AS “Latvijas Mediji”
Līzinga kompānija, attālināti organizējot līguma slēgšanu, lūdz personu apliecinoša dokumenta fotogrāfiju aizsūtīt ar WhatsApp starpniecību. Vai komersanti un jebkuras citas iestādes drīkst prasīt saviem klientiem sūtīt personu apliecinošu dokumentu kopijas tādās saziņas lietotnēs kā WhatsApp, Facebook Messenger u.tml.? Kā rīkoties, ja tas tiek prasīts? LAILA S.
Patērētāju tiesību aizsardzības centra pārstāve Santa Zarāne skaidro, ka uzņēmumam ir tiesības prasīt personu apliecinošu dokumentu klienta identifikācijai. Ja šajā gadījumā tā ir līzinga kompānija, tas ir kreditora risks, kādus kanālus informācijas apmaiņai izmanto, – ir jānodrošina datu drošība.
Taču patērētājam ir tiesības lūgt sev drošu kanālu informācijas nodošanai.
Kreditora pienākums ir identificēt klientu, un patērētāja pienākums šajā gadījumā ir sniegt pieprasīto informāciju.
Atbildība par datu drošību
Arī Datu valsts inspekcijā (DVI) apliecina, ka saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu par personas datu apstrādi ir atbildīgs pārzinis – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kas viena pati vai kopīgi ar citām nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus. Tāpat pārzinim jānodrošina godprātīga un likumīga personas datu apstrāde tikai atbilstoši paredzētajam mērķim un tam nepieciešamajā apjomā, kā arī atbilstošas tehniskās un organizatoriskās prasības.
Tātad personas datu apstrāde var tikt atzīta par tiesisku tikai tad, ja tai ir piemērojams vismaz viens no regulas 6. panta 1. punktā minētajiem pamatojumiem: piekrišana, līguma izpilde, juridisks pienākums, sabiedrības intereses, vitālo interešu aizsardzība un leģitīmo interešu ievērošana.
Ja paredz normatīvie akti
Personu apliecinošu dokumentu (personas apliecības vai pases) lietošanā jāievēro Personu apliecinošu dokumentu likumā noteiktais. Pases vai personas apliecības kopiju ir tiesības iegūt un glabāt tikai tām personām/iestādēm, kurām šādas tiesības ir paredzētas kādā ārējā normatīvajā aktā (likumā vai Ministru kabineta noteikumos). Piemēram, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likumā ir noteikts, ka likuma subjekts, uzsākot darījuma attiecības ar fizisku personu, izgatavo šo personu apliecinoša dokumenta kopiju, uz kura pamata tiek veikta klienta identifikācija. Arī Augstskolu likums paredz, ka augstskolām un koledžām, veidojot studējošā personas lietu, ir pienākums izgatavot personu apliecinoša dokumenta kopiju. Līdz ar to abos gadījumos piemērojamais tiesiskais pamats ir regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts – lai izpildītu juridiski noteiktu pienākumu.
Vai tiešām nepieciešams
Tomēr, ja ārējais normatīvais regulējums nenosaka pienākumu glabāt personu apliecinoša dokumenta kopiju, pārzinim (komersantam vai jebkurai citai institūcijai) pirms dokumenta iegūšanas jāievēro visi regulas nosacījumi, it sevišķi uzskatāmi jāpierāda, ka mērķi nav iespējams sasniegt, apstrādājot personas datus mazākā apjomā.
Ja personai rodas pamatotas aizdomas, ka nepamatoti tiek lūgts iesniegt personu apliecinoša dokumenta kopiju, DVI aicina sākumā sazināties ar konkrēto komersantu vai iestādi un lūgt pamatotu skaidrojumu, kāpēc tas nepieciešams, izvērtēt saņemto informāciju un pēc tam attiecīgi rīkoties. Ja tiek konstatēts, ka organizācija veic prettiesisku personas datu apstrādi, personai ir tiesības vērsties DVI ar sūdzību.
Ir vērts rūpīgi izvēlēties saziņas kanālus
Attiecībā uz personu apliecinoša dokumenta kopijas sūtīšanu, izmantojot WhatsApp vai Facebook Messenger, DVI vērš uzmanību, ka saskaņā ar regulu pārzinis ir atbildīgs par tehnisko un organizatorisko prasību nodrošināšanu, lai personas dati nenonāktu trešo personu rokās.
Datu valsts inspekcijas ieskatā, minētie saziņas kanāli nav droši, lai pārsūtītu personu apliecinoša dokumenta kopiju.
“Ja pārzinis spēj uzskatāmi pierādīt, ka pastāv tiesiskais pamats personu apliecinoša dokumenta kopijas saņemšanai un glabāšanai un nav iespējams izgatavot kopiju klātienē, personas datu apmaiņai aicinām izmantot divus saziņas kanālus, piemēram, ar drošu paroli aizsargātu failu nosūtīt uz organizācijas e-pasta adresi, bet faila paroli nosūtīt uz organizācijas kontakttālruni, iepriekš par to savstarpēji vienojoties,” rekomendē DVI pārstāve Agita Silniece.
