Darījumi – attālināti un droši 1
Pienācis laiks, kad ikvienam iedzīvotājam vai uzņēmējam noder elektroniskais paraksts un zināšanas par to, kā uzsākt darbu ar elektronisku dokumentu apriti. Pirms došanās uz kādu iestādi vai organizāciju saņemt pakalpojumu, izvērtē iespēju darījumu veikt attālināti! Visām valsts un pašvaldību iestādēm, kā arī tiesām un sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem ir jāpieņem elektroniski parakstīti dokumenti.
Kā rīkoties, kad nepieciešams sagatavot elektronisku dokumentu un to parakstīt?
Pirmais solis ir dokumenta radīšana, kas notiek elektroniski. Sagatavojot dokumentu parakstīšanai, jāpievērš uzmanība tā noformēšanai. Lai dokuments būtu korekti noformēts gan parakstīšanai ar roku, gan elektroniski, var pievienot piezīmi, ka rekvizīta lauki (paraksts un datums) nav jāaizpilda, ja dokuments tiks parakstīts ar drošu elektronisku parakstu.
Otrs solis ir parakstīt dokumentu ar eParaksta rīku, kas ir pieejams vai ērtākais tajā brīdī (https://www.la.lv/kuru-eparaksta-riku-izveleties ). Jāatceras, ka ar visiem eParaksta rīkiem – eID karti, eParaksts mobile vai eParaksts karti, dokumentus var parakstīt gan darba, gan privātām vajadzībām. Obligātie rekvizīti – vārds, uzvārds, parakstīšanas laiks un datums jau tiks iekļauti elektroniski parakstot dokumentu.
Ja ir nepieciešams norādīt papildus rekvizītus, tad tie jāiekļauj dokumentā. eParaksts.lv un programmā eParakstītājs 3.0 iespējams arī pievienot parakstīšanas vietu un amatu. Pirms parakstīšanas svarīgākais ir ar otru pusi vienoties par formātu, kādā parakstīsiet dokumentu: EDOC, PDF vai ASIC-E.
Nākamais solis pēc dokumenta parakstīšanas ir tā nosūtīšana. Katrs elektroniski parakstītais dokuments ir oriģināls arī pavairojot, līdz ar to, nosūtot elektroniski parakstītu dokumentu, visām pusēm būs pieejams elektroniski parakstīta dokumenta oriģināls.
E-pasta vēstulē, ko sūtīsiet dokumenta saņēmējam, iekļaujiet arī informāciju par elektronisko dokumentu pārbaudi, norādot vietni, kurā elektroniski parakstīto dokumentu varēs atvērt un pārbaudīt. Piemērs: “Pielikumā pievienots dokuments, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Dokumentu var atvērt un pārbaudīt portālā www.eParaksts.lv”.
Elektroniski parakstītam dokumentam juridiskais spēks ir tikai elektroniskajā vidē, tādēļ to nav nepieciešams drukāt, jo tāda veida dokumentam būs tikai informatīvs raksturs un tajā nebūs redzama papildu informācija par dokumenta parakstīšanu.
Glabājot elektroniski parakstītus dokumentus, drošāk ir glabāt vismaz divos eksemplāros. Katru eksemplāru ieteicams glabāt dažādās vietās, piemēram, izmantojot mākoņpakalpojumus, citā sistēmā, serverī, ārējā cietajā diskā vai citā uzglabāšanas ierīcē.
